企业邮箱管理制度（精选8篇）
在发展不断提速的社会中，制度使用的频率越来越高，制度是国家机关、社会团体、企事业单位，为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。到底应如何拟定制度呢？下面是小编整理的企业邮箱管理制度（精选8篇），欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
企业邮箱管理制度1
1、目的
为了规范公司邮箱管理，正确使用和利用邮箱平台，充分发挥企业邮箱的作用，最大限度地提高邮箱的使用率。
2、适用范围
本制度适用于中旭全体员工（含分公司）。
3、权责
3.1行政部负责企业邮箱的安全管理和运行秩序维护。
3.2各部门(中心)员工负责正确使用企业邮箱。
3.3网管员负责公司邮件资料的保密，保证邮箱资料更新及时准确。
4、具体规定
4.1企业邮箱的申请程序
4.1.1申请人到前台填写《企业邮箱申请单》，呈部门负责人、网管员审核。
4.1.2网管员根据审核情况，设定申请人用户帐户和初始密码。
4.1.3申请人接到邮箱地址后，应立即修改密码，并为该邮箱的使用责任人，申请人应对其邮箱传播的所有活动和事件负法律责任。
4.2企业邮箱的使用规定
4.2.1企业邮箱仅限于工作使用，不得从事与工作无关的事情。
4.2.2邮箱用户不得将其帐号、密码转让或出借予他人使用。如用户发现其帐号遭他人非法使用，应立即向行政部汇报。
4.2.3邮箱用户在使用邮箱帐号的过程中，必须遵循以下原则：
4.2.3.1员工必须遵守公司相关的网络制度。
4.2.3.2员工必须遵守所有与网络服务有关的网络协议、规定和程序。
4.2.3.3员工不得因非法目的使用公司的邮件系统。
4.2.3.4员工不得利用企业邮箱进行任何可能对公司的正常运转造成不利影响的行为。
4.2.3.5员工不得利用企业邮箱上传、展示或传播任何虚假的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料。
4.2.3.6员工不得侵犯其他任何第三方的专利权、著作权、商标权、名誉权或其他任何合法权益。
4.2.3.7员工不得利用企业邮箱进行任何不利于公司的行为。
4.2.3.8员工不得利用企业邮箱全公司群发个人日结果日计划、个人周结果周计划、部门内部工作安排、工作回复（只抄送给相关人员即可）。上级有特殊要求的员工并经过审批的除外。
4.2.3.9员工利用企业邮箱群发文章分享的，内容必须符合公司文化和要求，禁止分享与工作无关的文章、图片等。
4.2.3.10公司层面的通知、报告、函等，各部门（中心）必须使用部门邮箱以部门名义发送，不得以个人名义发送。
4.2.3.11如员工发现任何非法使用用户帐号或帐号出现安全漏洞的情况，应立即向行政部汇报。
4.2.3.12员工离职时，在未办离职手续的情况下，其部门负责人必须第一时间通知网管员；如已办离职手续的，人力资源部必须第一时间通知网管员。人力资源部必须于每月1日将上月离职名单统计给网管员，并抄送给行政部经理，网管员必须以此及时更新邮箱名单。
4.2.3.13任何违反以上规定的员工，按情节严重每次扣款20-200元不等。同时，网管员有权随时中断或终止使用人使用邮箱帐号的权利。给公司造成重大损失者，立即开除并移交公安机关处理。
4.3网管员的工作职责
4.3.1根据公司对邮箱管理的安全需求、风险评估后的安全隐患提交解决方案、风险管理控制措施等。
4.3.2及时给各部门提供邮箱各类技术支持，保证各部门工作顺利开展。
4.3.3定期检查邮箱的使用情况，对不按规定使用邮箱的员工给予口头警告，三次以上的屏闭其邮箱使用权。
4.3.4定期更新、删除邮箱名单，确保邮箱资料的准确率。
4.3.5根据公司发展的需要和要求，对邮箱设置及时做出调整。
4.3.6定期维护和检查外部托管机器、设备，保证其能正常运行。
4.3.7对邮箱的申请资料，应认真审核，确保审批正确、资料正确、申请的符合性。
5、本规定最终解释权归行政部，此前与本规定相冲突者，均以本规定为准。
6、本规定自文件发布之日起正式生效执行。
企业邮箱管理制度2
1、收到邮件后，首先核对邮件是否完整，如不完整务必请邮递员出具证明，而后核对业主(住户)和房屋是否符合。
2、每天做好邮件收取工作，认真填写《小区邮件分发登记表》
3、将挂号信、包裹单、汇款单等各类邮件分门别类投送，避免遗漏、出错。
4、如有特快传递或主要邮件，应立即设法通知业主(住户)，若业主(住户)在家，立刻将快邮送上门。
5、业主(住户)办邮寄包裹时，要问清室号，姓名以及收人的姓名、详细地址、邮寄方式，并做好代办服务。
6、邮件退回，及时通知有关业主(住户)，并做好退回邮件记录。
企业邮箱管理制度3
1、目的
为了加强公司财务管理，强化费用控制。
2、适用范围
公司员工费用报销管理。
3、职责
3.1客服部负责制度的制定；
3.2各部门负责按照制度执行。
4、内容
4.1费用报销审批权限：
4.1.1公司的费用开支均由各部门经理负责审核，财务核实，但最终批核权由总经理审批。
4.1.2如遇总经理外出，又急需于支付时，可按下列情况处理：
费用在300元以下的，经部门经理审批后，财务可予以先行报销；
费用在300元以上的，先由部门经理向总经理报告，再由总经理口头（电话）或书面（传真、E-mail）指示财务人员先行处理。
以上两种情况，财务部出纳必须待总经理回来时，再将有关单据交给补签。
4.1.3具审批权限的人员，不得签涉及自己的费用，其费用由其上级主管负责签批。
4.1.4所有的费用开支必须先获享有审批权人同意，才能实施。不得“先斩后奏”。
4.2费用报销流程：
4.2.1当费用发生后，受款人必须在三天内填写有关的报销凭证，并办妥本部门的审批手续，再送往财务审核，超出三天的费用不予报销，责任自负。
4.2.2.财务部必须认真、负责地审查有关的报销凭证及原始单据，重点要审查其内容是否真实合理，计算是否正确无误，手续是否完备无缺，有无违反公司规定和作弊嫌疑。如有异议时，财务应当拒绝受理，并退回当事人重新办理。情节严重的，必须立即报至其部门经理及总经理。
4.2.3由部门经理审批无误后，经财务审核无误的单据，应由财务送给总经理审批。
4.2.4财务在收到经获总经理批核的单据时，应在一天内，足额地支付有关款项给受款人，并在费用报销单上签收。
4.2.5受款人到财务处领取款项，在收款时，应当面点清款项。
4.3借款：
4.3.1当事人因公办理涉及到费用需借款，必须填写借款申请单。
4.3.2借款时写清借款的理由或用途，当日借款金额在300元（含）以内的经部门经理审核。借款金额超过300元时，除完成以上程序外，还须上报至总经理报准后方可支付。
4.3.3借款人在办妥相应的事项后，应及时办理报销手续，尽快与财务结算清楚。
4.3.4、借款人在财务处已有借款没有还清时，财务有权拒付二次借款。
4.3.5当借款人不及时结清借款之项目时，财务有权从薪资中抵扣。
4.4重点费用有关规定：
4.4.1工资：
4.4.1.1每月15日为职员薪资发放日。
4.4.1.2薪资计算周期，每月1日至最后一日为一个月周期，每月25日后入职当月不发放薪资，计入下一个月薪资内。
4.4.1.3客服部在每月5日前，将上月各部门员工的“考勤情况”、“门票领取情况“上报财务。
4.4.1.4财务在每月13日前，将所有员工的工资计算完毕，并交总经理签批。
4.4.2交际应酬费：
4.4.2.1一般人员不能以任何理由请客送礼，确因需请客送礼，应当掌握分寸，发生金额在100元以下，事先须经部门经理同意。如发生额在200元以上/餐次的，必须先获总经理的批准。
4.4.2.2一次的金额应控制在人均50元以内，如发生额在500元以上的，必须有证明人签字。
4.4.2.3一次发生的交际费，必须如实填写清楚所应酬的项目方可报支。
4.4.2.4市内交通费：
（1）因公事外出的车费可实报实销；但必须注明起止地和事由。
（2）交通工具均以公交车、专线、小巴、BRT为主；
4.4.2.5出租车费一般不予报销，但特殊原因需打出租车时，应事先经部门经理同意方可。
4.5费用报销的有关规定：
4.5.1每次报销费用，必须在事项结束起3日内，特殊情况一周内完成，过期财务可不予报销。
4.5.2有关费用必须按相关“费用报销凭证”准确、如实地填写，具体要求如下：
4.5.2.1报销凭证一律使用钢笔或水笔填写：
4.5.2.2受款人姓名一律使用中文字书写，字体要清楚。
4.5.2.3所属部门按受款人所在部门的名称填写：
4.5.2.4填报日期按填写当日的日期填写：
4.5.2.5附件张数按所附单据数量填写：
4.5.2.6大、小写金额必须填写一致，不得涂改：
4.5.2.7发票、收据必须分开填写有关“费用报销凭证”；
4.5.2.8凡涉及购物或非本人事项的报销，必须有本部门同事作验收或证明人的签名；
4.5.3如填报未符合上述要求，财务部有权要求经办人重新填报。
4.5.4所有费用报销，必须凭“发票”或“收据”为原始凭证，如确实无法取得原始票据的，须以“支付证明单”代替，并必须注明未能取得票据的原因。
4.5.5如遇有票据丢失的，将视同没有发生费用，相关的损失由票据丢失人承担。
4.5.6所有票据必须真实，如发现作弊时，财务将按票面金额的两倍处罚当事人。
4.6关于办公用品的采购及维修：
4.6.1各部门所需办公用品必须于每月3日前上报客服部文员，由客服部进行审核汇总，上报总经理审批。
4.6.2客服部根据审批采购计划，填写“借款单”，到财务借备用金采购。
4.6.3所采购的物品必须统一保管，领用物品时填写领用表。
4.6.4办公设备的维修，要求事先申请到客服部备案，由客服部负责，请专人维修及购置维修所需物件，各部门无权自行处理。
5、其它
5．1本规定由客服部制订并归口管理；
5．2本规定将会根据公司实际情况随时修订；
5．3本规定自签发之日起实施。
企业邮箱管理制度4
1、所有进入楼内的特快专递均由快件公司人员在大厅内进行出入登记后直接送达楼层业主手中。
2、进入楼内的普通邮件、报刊等均由邮局送至大厅吧台进行登记，由大厅接待或安管人员负责联系业主前来领取或直接送至业主手中，由双方签字确认，记录于《函件收发记录》。包裹单、汇款单、挂号信等重要邮件由邮局直接送达。
3、在工作日，大厅内的邮件、报刊等均需及时送到业主手中，做到日到日清，不得在大厅吧台内过夜。
4、如遇节假日或周六、周日有邮件、报刊、挂号信等送达大厅，大厅安管人员需妥善保管，做好记录，待工作日或周一上班与大厅接待进行交接。
5、如因业主因故不能收到信、邮件等，大厅人员做好相关记录交给邮局等送件单位带回，大厅人员严禁私拆、扣压、转交。
6、管理处只对函件安全送达负责，节假日不对特快专递时效负责。
7、本管理处不担供物品寄存服务。
企业邮箱管理制度5
一、规范目的：
高效规范的传递信息，尽快实现办公自动化
二、适用范围：
公司所有电子邮件及其传递和存档
三、内容：
1、邮件发送者应填写主题，主题要求简明扼要，凡是没有主题的文件，收件人未及时阅读或批复而造成的后果及责任，由邮件发送者按公司制度承担。
2、发送邮件时，发送者应在电子邮件中注明中文姓名、部门、发送日期，如果有说明的简短文字，也应在电子邮件正文中写清楚。
3、篇幅中少于一百字的文字，直接作为电子邮件正文输入。篇幅超过一百字的文件使用office软件编辑输入，并将office文件作为电子邮件的附件传送。
4、对于请示、报告、申请、文件、讨论稿等征求意见性质的邮件，被征求意见或被请示者为收件人，其他需要了解邮件内容者为被抄送人。收件人应及时答复发件人，被抄送人可不答复。
5、所有部门经理及部门邮件管理人员在每天上班后、下班前必须查看邮件，以便及时阅读和处理公司的信息。由于阅读邮件不及时而导致未能按通知要求参加会议、未能按要求完成公司安排的各项工作任务等，按公司制度追究其相应责任。
6、凡是没有正式定稿的文件，报告、表格等一般情况不得打印。
7、为了减轻公司邮件的负荷，工作人员不要使用电子邮件系统传送与工作无关的邮件。
8、公司总办应指导和协助职员对电子邮件进行档案管理，作为部门用户应指定一文件管理员负责文件收发及传递信息，并报总办备案。
四、邮箱管理
1、总办负责按公司部门及岗位设置建立相应的邮箱。
2、邮箱使用者应保护好邮箱密码，如果发现密码泄露，请及时做出更改申请。
3、如果没有得到授权，不能查看他人邮箱内容。
企业邮箱管理制度6
1、认真贯彻执行上级保密部门文件的有关规定和要求，严禁通过电子邮箱办理涉密业务，存储、处理、传输涉密和内部办公信息。
2、严禁将涉密存储介质和内部办公网络接入互联网及其其他公共信息网络。
3、严禁在未采取防护措施的情况下，在涉密信息系统与互联网及其他公共信息网络之间进行信息交换，不断增强电子邮箱保密管理能力。
4、严格信息流转的规范性，做到公开信息网上公布，不使用公开邮箱，减少邮箱使用管理上存在的空档。
5、及时对单位邮箱信息严格审查、严格控制、严格把关，从制度上杜绝泄密隐患。
6、严禁泄露涉及单位信息的邮箱密码，不开放公共邮箱，防止信息交叉泄露。
7、邮箱保密工作做到制度到位、管理到位、检查到位，电子邮箱使用过程中的防范技术要进一步提高，进一步完善。
企业邮箱管理制度7
1.0总则
公司开通intemet电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的.内外交流。公司的电子信息网络，无论对内对外均不得传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给予批评、降薪、降职、辞退处分。
2.0邮件服务器管理
办公室统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作。
3.0邮件开户须知
申请电子邮件开户必须首先填写“电子邮件开户申请表”，并在并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签字后，将申请表交到办公室邮件管理人员处开户，邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”，并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。
4.0电子邮件使用规程
4.1用户应当定期检查自己的邮箱，并取走邮件，以保证有户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10m，对于超过10m的邮箱，管理员有权删除邮箱中的两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在10m以下。由于不遵守此项规定而不能造成的损失由用户自己负责。
4.2禁止向异地发送大于2m的电子邮件，严禁使用fidmail下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅，图书室集中管理，申请订阅者需首先填写“电子杂志订阅申请表”，然后提交图书室订阅，公司驻外机构可由系统主管审批后另行处理。
4.3在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址，不可擅自使用其他任何邮件地址。
4.4严禁转发有危害社会安全的言论和政治性评论文章的邮件及一切无聊邮件。
4.5发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待。
4.5.1秘密级:需由部门经理同意加密发送，由部门对资料的安全负责。
4.5.2机密级:由部门经理签字同意，将发送的资料交办公室审核、存档，并由办公室负责发送。
4.5.3绝密级:禁止在网上发送
5.0监督检查工作
公司员工使用公司电子邮件需要接受办公室的监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存。以便监督、检查和备案。
6.0块规处罚
6.1对于异地发送超过2m的大邮件，使用fidmail下载软件或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工和情节严重程度，处于500―800元的罚款。
6.2转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件，以及其他与工作无关的邮件的员工，首次发现作降薪处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。
6.3在公司内部使用非公司电子邮件地址，罚款200元。
6.4任何使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现视情节严重，处以降薪直至辞退的处理，造成恶劣影响或损失严重的，公司还将依法追究其法律责任。
7.0附则
本条例的解释权属办公室，如有疑问，可向办公室提出咨询。
企业邮箱管理制度8
一、投递条件
1.收发室的服务对象为根据学校机构设置的部处院系、学生班级等单位用户。
2.学校单位用户可到收发室申请办理邮件投递手续，其办理流程为:
(1)新设立的部处院系、新生班级到收发室申请一个免费信箱，收发室核实情况是否属实。
(2)收发室分配信箱，由单位或学生班级指定的专人签字领取信箱钥匙。
(3)收发室自信箱开通之日起安排投递。
二、投递方式
各类邮件的投递方式分为信箱投递和窗口领取两种。
1.信箱投递:指按照邮件封面书写的信箱投递至对应信箱的投递方式。
信箱投递的邮件包括:普通信件、印刷品、报纸等。
2.窗口领取:指以适当方式通知收件人到收发室窗口，凭证件签字领取邮件的投递方式。
窗口领取的邮件包括:特快专递、挂号信(印刷品)、包裹单、汇款单等。
三、投递频次
1.挂号邮件:每个工作日投递两个频次。
2.报纸信函:每个工作日投递一个频次。
3.杂志刊物:每个月至少投递一个频次。
4.外部投递:每周五个频次(节假日除外)。
收发室各类邮件的投递频次，可根据邮局投递频次和自身工作情况予以相应调整。
四、投递时限
投递时限是指邮局将各类邮件送至收发室后，收发室投递邮件不应当超过的最大时间限度。
1.特快专递:4个工作时内通知完毕。
2.报纸:4个工作时内投递完毕。
3.包裹单:8个工作时内通知完毕。
4.普通信函:8个工作时内投递完毕。
5.汇款单:16个工作时内通知完毕。
6.挂号信(印刷品):16个工作时内通知完毕。
7.银行卡:7个工作日内通知完毕。
8.杂志刊物:7个工作日内通知完毕。
如遇节假日、用户要求变更投递时限、收发室工作特殊情况等，各类邮件的投递时限可予以相应调整。
五、投递深度
1.针对具备投递条件的单位用户，挂号邮件采取窗口领取的方式投递;普通邮件则采取信箱投递的方式投递。
2.针对收件地址写为门牌号码等不具备投递条件的邮件，挂号邮件采用窗口领取的方式试投;普通邮件则投递至该楼房的物业主管部门，如其拒收按疑难邮件处理。
3.针对要求从现有免费信箱分户单独投递的用户，由用户向收发室提出信箱租赁申请，收发室将提供有偿服务。
4.针对要求将邮件从信箱投递延伸至室内的用户，收发室将延长投递深度，提供有偿服务。
六、特约服务
针对有特殊需求的用户，收发室在日常服务标准的基础上，采取有偿的方式为用户提供特约服务。
1.信箱租赁:具体规定参见收发室信箱出租管理办法。
2.延伸服务:如用户需将邮件从信箱投递改为投递至室内，延长服务深度，收费标准为每年每户200元。
3.代为投递:如用户有代为投递邮件的需求，收发室可代为分发并投递至相应信箱，收费标准为每件0.5元。
七、投递管理
1.各单位用户应设置专人定期开启本单位信箱领取邮件。在领取挂号邮件时，应点核邮件无误并出示有效证件，经收发室工作人员确认后签收。
2.领取邮件的有效证件包括居民身份证、户口簿和工作证等。遇特殊情况，经收发室主管批准后可相应办理。
3.各单位邮件领取人员对于各种邮件负有保护和及时传送的责任，不得私拆、隐匿、毁弃邮件或者撕揭邮票。
4.用户误收的邮件应当及时退还收发室;用户误拆的邮件应及时退还收发室并说明情况，对误拆邮件的内容要保守秘密。
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